Ao pensar digitalização de acervos, provavelmente a primeira coisa que pensamos é que estamos garantindo um futuro eterno àquele documento que transitará de meio e terá a segurança do digital para não mais precisar ser preservado. Porém, os profissionais da informação devem estar atentos a todas estas tentativas de manutenção da informação em novos formatos que não o de sua origem. Atualmente, é muito comum ouvirmos alguém comentando que está digitalizando acervos de fotos, livros ou outros documentos. O processo de digitalização exige ser pensado e efetuado com muito cuidado. A partir do momento que o documento foi digitalizado, a manutenção do original não acaba, pelo contrário, ela deve seguir os passos das mudanças tecnológicas.
Em primeiro lugar o documento original deve ser manuseado e digitalizado de maneira que sua preservação seja total, além disso, antes de acontecer a digitalização é necessário que já se saiba o quão acessível esse documento será e para quem será. As informações de identificação são indispensáveis na digitalização, tem uma função fundamental para a preservação da identidade do documento, sua autoria, data, enfim, dados que tem de seguir o documento na sua migração de formato.
Há um aspecto fundamental que deve ser levado muito a sério na hora da seleção e escolha dos documentos para serem digitalizados que é o valor intrínseco. Qual o papel que esses documentos ocupam e qual a sua importância para o ambiente que estão inseridos. É a partir do controle de qualidade, o subjetivo o qual se dá pela inspeção visual - que vai depender do olhar que a pessoa lançar às informações – e o objetivo que ocorre por intermédio de um software, que se sabe se o esforço da digitalização vale a pena ou não e percebe os detalhes, avalia e decide o que se pode manter, corrigir ou refazer. Para auxiliar nesta tarefa de verificação, existem os gabaritos que permitem a análise das cores do original e o quão próximas estão.
Todos estes fatores são básicos para que a digitalização passe a ser vista como um processo delicado que necessita de planejamento e que não acaba depois que o documento estiver em formato digital, mas que necessita de preservação durante e após o processo. Além disso, as constantes mudanças tecnológicas também tem de ser consideradas, como por exemplo, a transição de formatos, para que as informações possam se difundir, sempre considerando questões como a origem do documento, sua importância e finalidade.
